ノートの取り方|仕事ができる人がノートに書いている14のコト・モノ

ノートの書き方|仕事ができる人がノートに書いている12のコト・モノ

仕事でのノートの取り方は個人の自由だ。自分が思うように書けばいい。もう大人だから。

だが、仕事ができる人のノートを眺めていると、いくつか共通が見えてくる。

そこで、仕事ができる人がノートに書いていることをリストアップしてみた。すべてを取り入れる必要はない。もちろん、無理強いするつもりもない。

ただ、「それいいかも!」と感じることがあったら、そこから始めてみるのもいいかもしれない。

1ノートは手書きで書く

まず、手書きにこだわること。手書きのほうが印象に残りやすく、そこからの発想も広がりやすい。それは筆圧や筆跡、あるいは書いた場所など、文字以外の多くの情報が含まれているからだ。

デジタル時代だからこそ、あえて手書きにこだわることは、差別化をはかる意味でも大きい。

2見直すために書く

ノートを見直すことは、書くのと同じくらい大切だ。書きっぱなしでは何も生まれない。ことあるごとにそれを見直すからこそ、記憶が呼び起こされ、思考も活性化するのだ。

3次にすべき行動を書く

ノートに事実(情報)を書くのは小学生でもできることだ。そこから一歩ふみだし、「〇〇をする」という行動まで書き出すことで、ノートは単なる記録ツールから、問題解決ツールに変わる。

事実を自分なりに解釈し、それを行動につなげる。商談や会議のあと、情報を書き込んだノートを改めて見直し、それをどのような行動に落とし込むのか考える。仕事ができる人はノート上でその作業を行なっているのだ。

4商談や会議の雰囲気を書く

相手の話を記録するだけなら、わざわざノートを書く必要もない。レコーダーを使ったほうが正確に残せる。ノートを使うのは、そのときの雰囲気を書きとめておけるからだ。

相手の表情やしぐさ、姿勢などから「少し不安げな表情」「お疲れ気味の様子」といった言葉にならない情報を拾い、ノートに書き記す。相手の服装や、現場の雰囲気なども書いておくといい。

こうした情報をノートに残しておけば、ノートを見返すたびにそのときの状況がリアルによみがえる。細部まではっきり思い出せる。それらの情報は、次に会うときにも役立つはずだ。

5頭の中のモヤモヤを書く

人の頭の中はブラックボックスだ。漠然とした不安、アイデアのかけら、思い出せそうで思い出せないこと、などのモヤモヤが渦巻いている。それらをノートに書き出してみるといい。

ノートに書き出すことで、頭の中のモヤモヤを客観的に眺めることができる。いざ文字にしてみると、ずっと不安に思っていたことも、大したことではなかったと気づくかもしれない。案外、そういうことは多いものだ。

6思いついたアイデアを書く

思いついたアイデアをひたすら書き出すのは、よくあるノートの使い方だ。でも、書い出すだけで満足することも多い。大切なのは、書きっぱなしにしないことだ。

まず、とにかく書き出すことが大切だ。形になりそうなアイデアもあれば、そのまま消えてしまうアイデアもある。だが、頭の中から取り出してあげないと、その判別もできない。

役立ちそうなアイデアが見つかったら、それを新しいノートに書き直す。そのノートを常に持ち歩き、時間があるとき見直すことだ。意識して見直しの時間を作ることで、アイデアが無駄になることはなくなるはずだ。

7キーワードを抜き出して書く

会話中、相手の話を一語一句もらさずノートに書き写そうとするのは、やめるべきだ。書くことに集中しすぎると、大切なことを聞き逃したり、キーワードを書きもらしたりする。

ノートを書くときは、重要なことだけ書くのを意識したい。そのほうが話に集中できるし、「本当に大切なこと」を見逃さず、拾い上げるトレーニングにもなる。読み返したとき、すぐに要点を思い出せるメリットもある。

8人との関係を書く

仕事ができる人は、ノートを人脈管理に役立てていることが多い。手書きでノートに記すことで、会ったときの空気感まで記憶に残りやすいからだ。

人との関係を深めるには、前回会ったときの情報を記憶しておくことが欠かせない。その顧客と何を話したのか、どう関係を深めたのか、などがすぐわかるように残すべきだ。その記録は仕事をする上での財産となる。

ひいきの取引先や大切な顧客に対しては、1冊ずつ個別のノートを用意するのもいいかもしれない。

9TODOに+αを書く

ノートにTODOリストを書くのは多くの人がやっていることだが、仕事ができる人のTODOはひと味違う。さまざまな工夫がされているのだ。

たとえば、その作業にかかる時間をTODOリストのとなりに書く。やるべきことを並べるだけでは、いつまでたっても仕事が終わらないからだ。

仕事のリーダーなら、自分のTODOリスト以外に、部下のものも書き出すといいかもしれない。そうすれば、ただのTODOリストがチームのマネジメントツールに変わる。チームをまとめるにはうってつけだ。

10疑問を書く

人は「なぜ〇〇なのか?」と疑問形で問いかけられると、その答えを導き出そうとするものだ。仕事の中で気づいたこと、会話中に疑問に感じたことを「疑問形」で書くことで、見返したとき思考が活性化される。

また、会議では疑問を中心にメモを取り、それを相手にぶつけることで議論を活性化することもできる。日々の中で疑問に思ったことをすぐにメモする癖をつけるといいかもしれない。

11日記を書く

1日の終わりにその日の行動を振り返り、それをノートに書き留める。仕事の反省につながるのはもちろん、書くことで頭が整理され、すっきりした気持ちで眠れる。翌朝の目覚めもいいはずだ。

仕事の内容以外にも、体調や感情も書いておくと、自分のことをより理解できる。やる気を失うのはどんなときか、週の半ばに疲れが出やすいようだ、などが見えてくる。原因がわかれば、対策を立てることもたやすいはずだ。

12図やグラフ、矢印を書く

手書きの利点は、図やグラフをその場で描けることだ。とくにお手軽で有効なのが「矢印」を使った図解。キーワードの関係や会話の流れなど、言葉でメモを取るより速い。その上、見返したときにもわかりやすい。

関係があるもの同士をイコールでつないだり、関係がないものにはバツをつけたりするなど、自分なりのルールを決めておけば、すばやく、わかりやすいノートを取ることができる。

13仕事の目標を書く

日々の忙しさに追われると、目の前の仕事などの短期的な目標しか見えなくなる。なりたい自分、挑戦したい仕事、人生で成し遂げたいことなど、長期的な目標はついつい忘れてしまいがちだ。

だからこそ、よく見える場所、つまりノートに書き込んでおくといい。それを目にするたび、初心を振り返ることができる。

本を読んだとき、覚えておきたい言葉を書き写すのもいい。モチベーションを高めるのも、ノートの重要な役割だ。

14いろんなものを貼る

ノートの最大の利点は、自由度だ。ノートの使い方は文字を書くだけではない。

本を読んだとき、大切だと感じた部分をコピーし貼り付け、そこに感想を書き込む。

レシートや入場券、パンフレットなど、顧客と関係のあるものをノートに貼り付けておけば、文字以上に記憶に残るし、紛失も防げる。見返したときにもはっきり思い出せるはずだ。

ルールにしばられず、自由にノートを使いこなそう。

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2018.03.24
ノートの書き方|仕事ができる人がノートに書いている12のコト・モノ