書類整理方法|仕事の書類を3つに分類するのが片付けを継続するコツ!

書類整理方法|仕事の書類を3つに分類するのが片付けを継続するコツ!

インターネットの発達など、現代は情報が多すぎる時代だ。社員ひとりひとりが仕事で扱う情報も増え続けている。

ひっきりなしに集まってくる情報は必要なものばかりではない。不必要な情報も多い。だが、必要な情報以外をストップさせるのはむずかしい。会社員には多くの情報の中から必要な情報を見つけ、それを整理するスキルが求められる。

仕事での情報はデータや書類の形でやってくる。これらをうまく整理できないと仕事にならない。仕事中にデータや書類を探しているのでは時間の無駄だ。

仕事で扱う情報の中でも、とくに書類はやっかいだ。パソコンの中のデータと違い、整理せず放っておくと作業スペースまで奪われる。仕事の効率がおそろしく低下するのはまちがいない。とにかく書類整理は緊急課題なのだ。ここでは書類整理の方法を紹介する。

書類整理の方法

仕事の書類は次の3種類に分類できる。

  1. フロー書類
  2. ストック書類
  3. リファレンス書類

1フロー書類

現在進行中の仕事で使う書類。自分で新しく作ったり、メールなどで送られてきたりする。フロー書類はひとつの仕事が終わると不要になるか、あるいはストック書類として保管する。

2ストック書類

それほど使わないが、保管する必要がある書類。一定期間の保管が法律で義務付けされている書類(法務・政務関連の書類など)や、社内ルールで決まっている書類(事業計画書など)。保管はひとつの場所にまとめておく。

3リファレンス書類

仕事中によく見るマニュアルや説明書。デスク周りにある精密機械の取扱説明書やパソコンのアプリケーションソフトのマニュアルなど。デジタル化されている取扱説明書やマニュアルも増えているが、よく使うものは紙で保管するほうが便利だ。社内のキャビネットなど、社員がいつでも参照できる場所に保管しておく。

3種類以外の書類は捨てる

残しておくべき書類はフロー・ストック・リファレンスの3種類。いずれにも当てはまらないものは「不要」な書類だ。書類整理は、まず書類を3種類に分別し、残りの書類を捨てるところからはじめる。

フロー書類は仕事がひと段落したあとには不要になることが多い。そのまま置いておくと、不要な書類は増えていく。フローとしての役割を終えた書類は、その都度捨てていくのが書類をため込まないコツだ。捨てるのが不安なら、スキャナを使ってデジタル化するといい。そのあと、紙の書類は破棄する。

書類の保管方法

必要な書類がなかなか見つからないのは、さきほど分類した3種類の書類を混ぜて保管しているからだ。まずは3種類の書類は別々の場所に保管するのをルールとして決めておく。机の上で保管する場合は、ボックスファイルを使うと便利だ。

ストック書類はそもそも見返す機会がほとんどない。資料室など、フローやリファレンスとは離れた場所に保管する。リファレンス書類は社内のキャビネットなど、社員がいつでも参照できる場所に保管しておく。デスク周りで保管する場合は、ボックスファイルなどを活用するといい。フロー書類の管理方法は次で詳しく解説する。

フロー書類の整理方法

もっとも整理するのがむずかしいのはフロー書類だ。フロー書類は職種や性格によって適した管理方法が違う。自分にぴったりの管理方法を見つけ出すのが書類整理の達人になるための第一歩目だ。

ここではおすすめの書類整理の方法を2つ紹介する。まずはどちらかの整理方法を試してみてほしい。試しているうちに改良すべき点が見つかるはず。少しずつ改善しながら、自分とって最適な整理方法を見つけてもらいたい。

1項目別・顧客別に書類を整理する方法

ひとつめは、案件やプロジェクト、お得意様などの「項目別・顧客別」に書類を管理する方法だ。この管理方法では、「出張」「経費」などの項目や「A社」「B社」など顧客ごとに書類を分類する。クリアファイルなどで分けて管理するのがわかりやすい。他にも目的別にファイルを分けるなど、自分の仕事にあった分類方法を見つけてほしい。

たとえば、6色のクリアファイルを用意し、社内用の書類を目的別に整理すると次のようになる。

  • 「出張」ファイル(青)   飛行機のチケットやホテルの予約控えなど
  • 「経費」ファイル(黄)   領収書など
  • 「至急」ファイル(赤)   すぐに処理すべき書類など
  • 「企画」ファイル(紫)   作成中の企画書や提案書など
  • 「会議」ファイル(緑)   会議の資料や議事録など
  • 「その他」ファイル(透明) 分類するほどではない書類

さらに営業職なら社外用として取引先ごとに「A社」「B社」のファイルを用意し書類を整理する。クリアファイルはボックスファイルなどに入れて管理するのが便利だ。

上記の例のように、クリアファイルの色で書類を整理するのがおすすめだ。書類を平積みしたり、別のファイルと混在したりしても、すくに目当てのファイルを見つけることができる。透明ファイルにこだわりたい人は、インデックスや付箋をつけて分類するのがいいだろう。

2日付・月別に書類を整理する方法

ふたつめは、日付や週、月ごとなど「日付・月別」に書類を整理する方法だ。この整理方法では、1日から31日まで、あるいは週ごと、月ごとのファイルを準備し、書類を分ける。これだけでは書類が溜まるばかりなので、5日のファイルは5日の朝に不要な書類を処分するなどのルールを決めておく。

「項目別・顧客別」とは違い、数字を割り振るだけでいいため、業務ごとに分ける必要がない。月ごと、日ごとの案件で管理したい人向けの整理方法だ。ずぼらな人に向いている書類整理の方法でもある。

たとえば、デスクの一番下の幅のある引き出しに1日から31日までの日付を書いたファイルをボックスファイルに入れて書類を整理するのがおすすめだ。

書類以外のモノの整理方法

最近は社員が個人の机をもたないフリーアドレスを採用する企業も増えた。こういったオフィススタイルで働く場合、書類以外に仕事で使う道具類(文房具など)も減らす必要がある。いままでは机の上に飾ったり、引き出しの中に詰め込んだりしていたいろいろなモノを個人の小さなロッカーに収まる量まで減らすのは大変な作業だ。

固定席がある企業でも、デスク周りを整理するのは仕事を効率よく進めるためにぜひやっておきたい。モノを探すのは日常業務の中で何度も行う行為だ。1回あたりはほんの数分だが、1日や1ヶ月で見るとバカにならないほどの時間を費やしている。デスク周りが整理できていない人は仕事中、多くの時間を無駄にしているのだ。

使用頻度を基準にする

書類以外のモノを整理する基準は「使うか」「使わないか」の二択だ。シンプルに使用頻度の高いものを残し、低いものは捨てる、あるいは持ち帰る。自分が仕事で必要とする道具はよく知っているはずだ。

モノが増えるのは、ただ片付けをしていなかっただけか、「使うかもしれない」と捨て切れなかったかのどちらかだ。使うかもしれないと残しているモノに関しては、置いておくと判断した以降に、実際に使ったか、使っていないかを処分の基準にする。だいたいのモノは使わなかったはずだ。きっぱりと捨てるのをおすすめする。

整理するときに悩むのがシャーペンやボールペンの処分だ。ハサミやホッチキスはひとつあれば十分だが、ペン類は用途によって使い分けることがある。「普段使いはこのボールペン」「宛名を書くのは太めのボールペン」「会議資料に書き込むのは細めのボールペン」などだ。あるいは気分によって使うペンを変える人もいるかもしれない。

こういうときは、無理にペンの本数を減らそうとしなくていい。整理の基準は「使用頻度」だ。「ひとつの種類につきひとつ」ではない。整理するときは、本当に必要なもの選び出すという気持ちでやってほしい。

自分の気持ちを基準にする

モノを整理するときには「捨てたくない」「残しておきたい」などの自分の気持ちも大切にしたい。

たとえば、デスクの上の家族写真を飾っている人がいる。その人にとって家族の写真は、見るだけで心が癒されたり疲れが取れたり、あるいはやる気がでたりなどの効果があるアイテムだ。それを片付けてしまうのはもったいない。いつまでも飾っておくべきだ。他にも好きなキャラクターのグッズやお菓子類なども、自分のモチベーションを上げるアイテムなら残しておく。

このように本人以外には不要に見えるけれど、本人にとっては欠かすことができないアイテムがある。仕事に関係のないものだとしても、そのアイテムがあることでモチベーションが上がり、パフォーマンスが高くなるのであれば、無駄とはいえない。それは仕事に必要不可欠のアイテムなのだ。

デスク周りの配置は使いやすさを重視する

デスクの上のアイテムや引き出しの中の書類などは、椅子に座った状態での使いやすさを意識して配置する。

  • パソコンはデスクの中心に置き、左側には電話、右側にはペン立てを配置する(左利きの人は反対にする)
  • 進行中の仕事で使う書類は、トレイに入れるなどして見やすい位置に置く
  • 引き出しに入れる文房具の数はできるかぎり少なくし、よく使うアイテムを手前に配置する
  • 引き出しの中の書類は、よく見るものを手前に配置する

片付けを継続するコツ

書類整理の方法など、厳しすぎるルールを決め、がちがちに縛るのはおすすめしない。はじめから頑張りすぎると、多くの人は途中で飽きる。うまくいかなかったときには大きなストレスを感じる。片付けは継続できないと意味がない。

デスク周りを片付ける目的は、快適に仕事ができる環境を作ること。探し物などの無駄な時間を減らし、仕事の効率を上げることだ。一度限りの大掃除では、快適さは1週間ほどしか続かない。日々の快適さを保つためには、毎日こつこつと片付ける必要がある。毎日片付けを継続するためには簡単なルールのほうがいい。

どうしても片付けるのが苦手な人は、まずは月に一度、書類整理の日を決めるといい。その日は必ず書類やデスク周り、ロッカーを片付ける。その日以外は整理しなくていい。この簡単な習慣を続けるうちに、毎日少しずつ片付けるほうが楽だと気づくはずだ。

片付けを継続するコツは無理をしないこと、頑張りすぎないこと。そのほうが結局は整理された状態を保てるのだ。

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