最近は、スケジュールをデジタル管理している人が増えた。とくに便利といわれているのがGoogleカレンダーだ。
でも、使ったことがない人は「そもそもデジタルってアナログより便利なの?」と疑うはずだ。
ここではスケジュールのデジタル一括管理と、Googleカレンダーの使い方を紹介する。
mokuji
Googleカレンダーはビジネスパーソンの定番のツール
ビジネスパーソンの多くがスマートフォンを肌身離さず持ち歩くようになった。「スマホやタブレットを使ってスケジュールをデジタル化したい」と考えている人も多いはずだ。
会議、商談、食事会、習い事、子供の学校行事など、日々積み重なっていくスケジュールを一括管理するには、オンラインで使えるカレンダーが便利だ。
中でも、Google社が提供するスケジュール管理サービス「Googleカレンダー」は、高機能でありながら、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で使える。ビジネスパーソンの定番のツールとして今や絶大な指示を得ている。
Googleカレンダーでスケジュールを管理するメリット
1予定の登録・変更が簡単にできる
ひとつめは、予定の登録・変更が簡単にできることだ。スケジュールの登録・変更の手順は次の通り。
スケジュールの登録
- スケジュールを登録したい日(週表示のときは日時、日表示のときは時間)をクリックする
- スケジュールの内容を入力する
登録した日付や時間を変えたいとき
- 移動したい予定をドラッグし、好きな場所に移動させる
予定をキャンセルするとき
- 削除をクリックする
紙の手帳のように書き直す手間がないため、急な予定の変更にも臨機応変に対応できる。
2毎週や毎月の予定を一括管理できる
ふたつめは、毎週や毎月の予定を一括管理できることだ。仕事では「毎月第一木曜日の定例会議」、プライベートでは「毎週水曜日の20時にスポーツジム」など、定期的に繰り返される予定がある。そのひとつひとつを紙の手帳に書き込むのは面倒くさい。
Googleカレンダーなら、次の操作で簡単に登録できる。
- スケジュール登録画面を表示する
- 「繰り返し」にチェックを入れる
- 表示された画面で毎週や毎月、曜日などを設定する
3予定を細かく記入できる
みっつめは、紙の手帳とは違いスペースが限られていないため、予定を細かく記入できることだ。
クライアントとの打ち合わせであれば、次の情報を登録しておくと後から見直すときの忘備録としても活用できる。
- 場所
- 日時
- 打ち合わせの内容
- 参加者
Googleスケジュールの使い方は次の通りだ。
- 予定をクリックし、表示されたウィンドウで「編集」をクリックする
- 詳細な情報を登録する画面が表示される
- 「場所」のテキストボックスに場所を、「説明」にも予定の説明を入力する
「場所」に住所や企業名、店名などを入力しておけば、現地周辺の地図が表示され、行き先までのルート検索も地図の画面からすぐにできる。地図をプリントアウトして持ち歩くわずらわしさからも解放される。
4複数のカレンダーを用途別に管理できる
よっつめは、複数のカレンダーを用途別に管理できることだ。Googleカレンダーの初期設定ではひとつのカレンダーが用意されている。予定が増えてきたら、仕事用とプライベート用などカテゴリー別にカレンダーを使い分けると便利だ。
Googleカレンダーには次の操作で登録できる。
- 左側にある「マイカレンダー」右の▼をクリックする
- 「新しいカレンダーを作成」をクリックする
- 「カレンダー名」に家族用など名前を入力する
- 「カレンダー作成」をクリックする
5予定を色分けできる
いつつめは、予定を色分けできることだ。
会議の予定、英会話のレッスン、結婚式の二次会など、Googleカレンダーに次々と予定を登録していくうちに、だんだんと見づらくなってくる。この悩みを解決してくれるのが色分け機能だ。
たとえば、仕事関係は青色、プライベート関係は黄色、家族関係は紫色といったカテゴリー別の仕分けや、重要な予定は赤色、いつでも変更可能な予定は緑色といった重要度別の仕分けなど、マイルールを決めて色分けすれば、1日に複数の予定が入っていても一目瞭然だ。
また、どのカテゴリーにどのくらいの時間を割いているのか把握できるので、「最近、プライベートの時間が減っている」などの気づきが得られることも。
公私を分けてカレンダーを作成したうえで色分けすれば、スケジュールをさらに把握しやすくなる。
用意されている色は全12色。カラフルに整理し、楽しく見やすい自分オリジナルのカレンダーを作ることが可能だ。
Googleカレンダーの便利な機能
1タスク管理
「明後日までに会議の資料を作成する」「今週中に出張先のホテルを予約する」など、これまで紙の手帳や付箋に書き出していたTODOリストも、Googleカレンダーなら手軽に管理できる。
- 「マイカレンダー」から「TODOリスト」をクリックする
- 右側にタスクが開いたら、タスク名や期限を設定すると、登録したタスクにはチェックボックスがつく
- タスク完了後にチェックを入れると、取り消し線が引かれる
2リマインド
しっかり予定を登録していたのに、予定を忘れたため遅刻してしまった。こんなミスを防ぐには、予定を通知するリマインダー機能を活用したい。
通知方法は、メールで送信される「メール」と、小さな別画面で表示される「ポップアップ」の2種類。メールとポップアップの併用もできるため、前日はメールで通知し、当日は1時間前にポップアップで通知、といった設定も可能だ。
3共有
カレンダーを誰かと共有すれば、自分の予定だけでなく他の人の予定も同じ画面で見ることができる。
たとえば、チームやサークルごとに同じカレンダーを共有すると、全員の空いている日を瞬時に確認できるので、日程調整がスムーズに。設定方法はもちろん簡単だ。
- 「マイカレンダー」右の▼をクリックする
- 「新しいカレンダーを作成」をクリックする
- カレンダー名を入力したら、メンバーのメールアドレスを入力し、閲覧権限レベルを選択する
4検索
「A課長と最後に会った日」「来週訪問するB社の所在地」など、今後または過去の予定に含まれている情報を調べたい。そんなときに役立つのが検索機能だ。
Googleカレンダーの画面上にある検索ボックスにキーワードを入力して検索するだけで、ヒットした予定が一覧表示される。この機能を使って、接待で利用した店のデータや過去に出会った人など、カレンダーに蓄積された情報をデータベースとして活用するのもおすすめだ。
Googleカレンダーの使い方はとても簡単だ。予定は手書きで残したいと思っているアナログ派も、スケジュールをデジタル管理し、仕事の効率化を図ってみてはどうだろうか? 試してみるだけの価値はある。