仕事ができる人のノートの使い方は、アウトプットにつながるものだ。会議や商談の内容をそのままメモする（インプット）だけで終わらない。その情報を自分なりに解釈し、次にどんなアクションを起こすのか考える。この作業をノート上で行なっている。
ロジカルに思考を整理するノートの使い方ができる人は少ない。学生時代の板書の丸写しの習慣に染まっているからだ。仕事でもせっせとノートに書き写すことで満足し、それでおしまい。あとでノートを見返すこともない。メモを取るだけなら小学生でもできる。使わない情報をノートに写しても意味がない。
結果を出すために必要な行動を導き出すには、どのような思考プロセスを踏めばよいか。これがノート術の考え方だ。アウトプットにつながるノートの使い方を心がけたい。
もし、自分にぴったりのノートの使い方がわからないなら、紹介する方眼ノートの使い方を試してほしい。方眼ノートにフレームを作り、必要な要素を埋めるだけで、自然とロジカルシンキングができるようになる。
mokuji
方眼ノートの使い方
a4方眼ノートを使う理由
用意するのは、a4サイズの方眼ノートだ。方眼ノートを使うメリットは、フリーハンドでもきれいな線が引けることと、横罫だけのノートに比べグラフや図も書きやすいことだ。a4サイズなら、たくさんの情報を書き込める。
ノートは横向きで使うのがおすすめだ。人の視界は縦より横に広い。横に使ったほうが、ひと目で全体を把握できる。
方眼ノートに三分割のフレームを作る
はじめにするのは、商談や会議の前に、方眼ノートを縦に三分割することだ。この三分割されたフレームに必要な情報を埋めていく。フレームがあることで、情報が整理され、うまく思考をまとめられる。
左から事実・解釈・行動の順で書き込む
方眼ノートの使い方のポイントは、三分割されたフレームに、左から「事実」「解釈」「行動」を書き込んでいくこと。どんな仕事でも、アウトプットを生み出すには、次のプロセスを踏むことが必要だ。
- 事実（得た情報）を整理する
- その事実からどんなことが考えられるのか解釈する
- 解釈したことからどんな行動をとればいいか考える
「そんなの当たり前だ」と思うかもしれないが、事実と意見を混同したり、解釈を抜かしたりすることは多いものだ。ノートに三分割のフレームを作ることで、問題解決に必要なすべてのプロセスが踏め、考えが整理しやすくなる。
この方法は「黄金の三分割」と呼ばれ、外資系コンサルタント会社のマッキンゼーやアクセンチュア、東大合格生の多くも、同様の方眼ノートの使い方を取り入れている。彼らが優れたアウトプットを出せるのも、この思考のプロセスをきちんと踏んでいるからだ。
方眼ノートの書き方
では、具体的な方眼ノートの書き方を説明する。
１タイトル
一番上の枠には、見出しとして「商談や会議の論点」を書いておく。タイトルを書くことで、論点から外れることを防ぎ、必要なことだけメモできるようになる。
a4サイズ1枚でひとつのテーマにするのが基本だ。いくつものテーマを混ぜると、あとで見返したとき混乱する。また、ノートが何ページにも続くと全体を把握しづらいので、見開き1ページにまとめるのが理想だ。
２事実（情報）
事実スペースには、お客様からヒアリングした内容や、会議の参加者の発言などを書く。あとから見てもわかるように、「数字」「固有名詞」「動詞」などを使って具体的に書くのがポイントだ。「きれい」「多い」「大きい」など、形容詞は主観が入るので、なるべく使わない。
コツは相手の発言を「」でくくることだ。情報と意見を区別しやすくなる。
正確に記入することも、注意すべきポイントだ。誤った情報では、まちがった解釈を招く恐れがある。よくあるのが語尾をきちんと書いてないこと。「〇〇日に送る」と書くだけでは、「〇〇日に確実に届く」のか「〇〇日に発送する」のか、あとで見返したときわからない。
「売り上げ前年比110%」と書いてあっても、「達成した」と「達成するつもり」と「達成するかもしれない」では、意味が違ってくる。あとで意味を取り違えないよう、言葉は丸めず、そのまま書くのが鉄則だ。
３解釈
事実を踏まえて、思ったことや感じたこと、疑問に思ったこと、重要だと思ったことなどを書いておく。フレームがあることで、事実と自分の意見を分けて整理でき、混ざり合うのを防げる。
そのとき、解釈のもとになっている事実から矢印を引いておく。どの事実に対しての解釈なのか、はっきりさせるためだ。事実と解釈だけでなく、解釈と行動とのあいだにも矢印を引くと、事実→解釈→行動のあいだのロジックが組み上がり、論理が一本の線としてつながる。
矢印の上に「要するに」「なぜなら」などの接続詞を入れておくと、「なぜこの行動をとるのか？」というロジックがよりわかりやすい。論理を組み立てておけば、上司や部下に行動の理由をわかりやすく説明できる。
慣れないうちは、その場で解釈を書くのはむずかしい。会議や商談中は事実だけ書き込み、終わった後に、解釈や行動を書き足せばいい。解釈と行動を記入し忘れているページは、スペースが空白になっているのですぐに気づく。これもフレームがあることのメリットだ。
複雑な事実は図式化しておくのもおすすめだ、頭が整理できる。
４行動
解釈した内容を踏まえて、次にとるべき行動を書く。「A社に納期確認の電話を入れる」「もう一度調査結果を調べる」などだ。ポイントは、数字や固有名詞を使って、できるだけ具体的な行動を書くこと。具体的であるほど、アウトプットにつながる。
「解釈」と「行動」への記入は「事実」に比べて少なくなる。ノートがもったいないと感じるかもしれない。だが、ノートの使い方でもっとも大切なのは「アウトプットを出す」ことだ。「文字で埋めること」ことではない。
ノートの消費が速いには、それだけアウトプットが生み出せているという証拠。自信を持っていい。
５結論
事実から解釈を経て、行動まで書き終えたら、タイトルの横に結論をひと言でまとめておく。あとでノートを見返したとき、どういう結論になったか、すぐに思い出せる。
その結論に至った理由やポイントを、結論の横に3つほど書いておくと、よりわかりやすい。
６備考
雑談など、議題とは関係ないけれど、メモしておいたほうがよさそうなことは、ここに書いておく。あとで見直したときの混乱を防ぐためだ。
方眼ノートの使い方の具体例
- タイトル スーパーの顧客満足度を上げるにはどうすればいいか
- 事実 お客様から寄せられた意見「店内で飲めるミネラルウォーターのサーバーがほしい」
- 解釈 スーパーの中に、もっと休憩スペースが必要なのでは？
- 行動 ベンチを置ける場所を見つける
- 結論 店内の一角にベンチを置く
事実を書くときは正確に書くこと。「ミネラルウォーターがほしい」だけではダメ。「安く買えるミネラルウォーターがほしい」のか、「店内で飲めるミネラルウォーターのサーバーがほしい」のかわからない。まちがった事実は、あやまった解釈の原因となる。注意したい。
論点が「スーパーの売り上げを伸ばすにはどうすればいいか」のときは、事実には月別の売り上げ・商品カテゴリー別の売り上げ比率、顧客層などを書き、それをもとに解釈し、行動につなげる。
その他の方眼ノートの使い方
方眼ノートで指示書を作る
管理職が部下に仕事の指示を出すときにも、方眼ノートは便利だ。「これやってくれる？」と行動を伝えるだけでは、部下は育たない。部下には「なぜその仕事が必要なのか」を理解した上で取り組んでもらいたい。
方眼ノートで指示書を作ることで、上司がどのように事実を解釈し、行動につなげたのかが部下に伝わる。上司の考えがわかるので、部下も納得しやすい。進捗確認など、その後のやり取りもスムーズに進む。
上司自身も、方眼ノートで指示書を作ることで、自らのロジックに矛盾がないか確かめることが可能だ。思いつきの指示も防げるし、上司の仕事の進め方を学ぶのは、部下の成長につながる。
方眼ノートでプレゼン資料を作る
相手が納得しないとモノは売れない。お客様の悩みなど、事実をもとに解釈し、その悩みを解決できる商品やサービスを提供することが大切だ。
方眼ノートでプレゼン資料を作ると、商品やサービスを提供する理由をロジカルに組み立てことができる。お客様は根拠のあるセールストークに納得し、商品を買ってくれるはずだ。
方眼ノートを会議に応用する
ホワイトボードに三分割のフレームを作り、方眼ノートの使い方と同じ要領で会議を進めるだけで、生産性が上がる。
会議では事実・解釈・行動のフレームを出席者全員で順番に埋めていく。議論の流れがはっきりするため、「だらだらと話していた割には何も決まらなかった」を防げる。行動のフレームが埋まっていないのは一目瞭然だからだ。
事実にもとづかない思い込み発言もなくなる。会議は横道に逸れることなく、スムーズに進む。会議の内容はホワイトボードにまとめられているため、記事録を取る必要もない。
