仕事ができる人の特徴は「逆算思考」ができることだ。
同じ仕事をしているつもりでも、仕事ができる人とできない人では結果に違いがでる。その違いは、仕事の目的や全体像、求められる結果を把握した上で仕事をしているかどうかだ。
ここでは仕事ができる人の特徴である逆算思考力について説明する。仕事ができる人の考え方がわかると、仕事ができない人を卒業できるはずだ。
mokuji
仕事ができる人とできない人の違い
仕事ができない人の特徴
仕事ができない人の典型的な特徴は次の通りだ。
- 仕事の効率が悪く、時間のロスが多い
- ミスが多く、何度も繰り返す
- 期待通りのアウトプットを出せない
仕事ができる人の特徴
反対に、仕事ができる人には次の特徴がある。
- 仕事の効率がいい
- ミスが少ない
- 期待通り、あるいは期待以上のアウトプットをいつも出せる
仕事ができる人とできない人の差は「逆算思考力」
仕事ができる人とできない人の差は、「仕事の全体像を把握した上で仕事に取り組めるかどうか」の違いだ。仕事ができる人は、仕事の目的や全体像、期待されている結果から逆算して仕事をする。この逆算思考力は一流のビジネスパーソンに成長するためには欠かせない能力だ。仕事ができる人が共通して持つ特徴であり、出世するために必要なスキル・考え方といえる。
逆算思考力を身につけるメリット
仕事における逆算思考力は「仕事の目的や全体像、期待されている結果から逆算して仕事をする能力」だ。この逆算思考力を身につけると次のメリットがある。
- 効率的に仕事を行える
- やる気が出てくる
- 出世できる
効率的に仕事を行える
ひとつめのメリットは「効率的に仕事を行える」こと。仕事する上で、まず全体像を把握し、どの作業が必要か見極め、計画を立てて進めていくと仕事の効率はよくなるのは当然だ。さらに、求められていることも理解しているため、アウトプットもズレることがない。
仕事ができない人は、依頼された通りの作業をして終わりなことが多い。しかし、仕事ができる人は＋αを加える。上司などから依頼された仕事を言われた通りやるのではなく、その仕事の目的を理解した上で「〇〇したほうが効率がいいのでは？」「〇〇するともっとよくなるのでは？」と考える。
たとえば上司から資料の作成を依頼されたとき、その資料が何に使われるものか考える。社内会議用だったら、導入部分を少なめにし、検討材料を充実させる。社外用だったら、導入部分をしっかり書いて関心を持ってもらう。どんな仕事でも必ず目的がある。その目的を理解し、もっともよい形でアウトプットするのが大切だ。
やる気が出る
人は指示されるのが嫌いだ。ある程度任せてもらえると仕事は楽しい。自分で考えながら仕事を進めるほうがやりがいを感じるし、やる気も出る。
会社で働く以上、組織の歯車のひとつになるのは仕方がないことだ。仕事ができる人でも、すべての仕事をひとりで行うことはできない。しかし、「〇〇をやれと言われたから〇〇やる」という指示待ちの歯車と、「自分がやることで〇〇が可能になる」と自分の意思で回る歯車ではまったく違う。
たとえば製造現場では、自分の作る部品が完成品のどこで使われ、どういう役割を持っているのか理解することが大切だ。何も考えず、ただ言われるがままに作る人と、自分の作る部品の重要性を知った上で作る人とでは、品質に大きな差がでる。意識を変えるだけで、パフォーマンスは大きく違ってくるのだ。
出世できる
逆算思考力がある人は目標を達成する能力が高いという特徴を持つ。そして、成功体験を積み上げることがさらなる上昇志向につながる。
目標達成能力の高い人は、人間関係を作る力にも優れている。人に仕事を頼むときのお願いの仕方も上手だ。まずはその仕事の目的を伝える。「〇〇のために」動いてほしいと目的をはっきりさせてから、具体的にやってほしい行動を伝える。さいごに「その行動が何の役に立つのか」というメリットを告げる。
逆算思考力がない人は、まったく正反対の行動をする。指示を受けると、全体像を把握しないまま、とりあえず仕事に取り掛かる。計画を立てていないので、当然仕事は思う通りに進まず、締め切りのギリギリになって慌てはじめる。この段階になってやっとまわりに助けを求める。急に仕事を振られた相手にとっては厄介な相手だ。
仕事を効率的に進めるには、上司を巻き込むことも必要だ。そのためには、上司に信頼されていることが重要になる。
上司に好かれる方法は、自分が上司を好きになることだ。仕事ができる人は、上司に嫌味を言われたとしても、言い返すことはないし、顔に出すこともない。上司に嫌われると仕事に支障が出ると知っているからだ。その場の腹立たしさより、その先の目的達成を優先する。いまどういう対応をするべきか適切に判断できるのだ。
そして仕事で結果を出し、上司の信頼を集める。さらに仕事のチャンスが巡ってくるようになるため、結果として出世できるのだ。
仕事ができる人の特徴
１期待されるアウトプットから逆算できる
仕事ができない人のなかには、張り切って仕事に取り組んでいるのに期待はずれなアウトプットになってしまうタイプがいる。質にこだわりすぎて必要以上に仕事に時間をかけたり、あるいは反対に、スピード重視で仕事を進めてミスが多かったりする。仕事ができない人は言われたことを言われた通りにやるのが仕事だと思っている。
対して、仕事ができる人のアウトプットには過不足が少ないという特徴がある。上司が求めていることと、求めていないことを理解しているため、目的から逆算して質・スピード・量のバランスの取れた資料などを提出できる。
質・スピード・量の優先順位は仕事の目的によって変わる。社外向けの書類には情報の正確性や、ビジネスマナーを守った体裁などが必須だ。プレゼン資料では、他社の提案以上の魅力や説得力が求められる。忙しい上司に送るメールには、結論を先に伝えることと、ポイントを簡潔にまとめることが必須だ。長々とした文章を書いても読んでもらえない。
仕事は納期に間に合わせるのは当然として、上司の承認を得たり、プレゼンの練習をしたりする時間の確保も必要だ。完成は納期の当日でいいのか、あるいは3日前なのかで仕事に求められるスピードはまったく違ってくる。
仕事に求められる質・量・スピードは時と場合によって優先すべき順番が変わる。上司の意図や仕事の目的を正確に把握し、バランスを取れた結果を出せるのが仕事ができる人の特徴だ。また、仕事が集まってくる理由でもある。
２仕事の終わりから逆算できる
仕事ではPDCAを回すことが大事だ。PDCAとは、仕事の進め方のサイクルのこと。計画（Plan）→実行（Do）→確認（Check）→改善（Action）を繰り返すことで、仕事をスムーズに進めることができる。仕事ができない人は忙しさなどを理由にしてPDCAを回さない。D（実行）だけで終わり、それがミスの原因になる。
仕事ができる人は、まず終わりを把握することから始める。納期から逆算し、どういう手順でどういう速さで仕事を進めていくのか計画（P）を立てる。終わりを把握して計画を立てるため、効率的に仕事を進めることができるのだ。
仕事ができない人のようにすぐに仕事に取り掛かると、無駄な手間が増える。遠回りになり時間がかかる。いつまでも仕事が終わらない。
３仕事の全体像から逆算できる
仕事ができる人の作る資料は、枚数が少なく結論がはっきりしているのが特徴だ。資料に目を通す時間が短くて済むため、上司の承認はすばやくもらえるし、会議では多くの時間を話し合いに使うことができる。
仕事ができる人は情報を入手すると、ポイントを短くまとめ、さらに自分の見解や意見などを添えたあとでチームのメンバーに送り、情報を共有する。情報元となる資料をそのままメンバーに送っても、目を通して内容を理解するまでに時間がかかると知っているからだ。たしかに資料をまとめるのは手間のかかる作業だが、それを自分が引き受けることによってチーム全体の仕事がスムーズに進むように仕向けているのだ。
４仕事の条件から逆算できる
机を整理しないのは時間を無駄にしている
仕事ができない人は机の上が散らかっていることが多い。進行中の仕事以外の資料やその他の私物などで埋め尽くされ、作業がしにくい状態になっている。
また、パソコンの中も整理できていない。デスクトップは何が入っているのかわからないフォルダや、内容がはっきりしないファイルで埋め尽くされている。
捨てられない理由は次のどれかであることが多い。
- いつか使うかもしれない
- なくなってしまうと不安
- 捨てていいか判断できない
- 捨てるのが面倒くさい ……など
ものを探す、選ぶという行動は、仕事中に何度も行うことだ。1回あたりは短い時間でも、1日や1ヶ月の合計で考えると結構な時間になる。仕事の効率に大きな影響を与えるといっていいほどの時間を無駄にしているのだ。
仕事ができる人の机はしっかり整理されている。仕事の全体像が見えているため、今の仕事に必要なものだけ集め、進行中の仕事を進めるのにもっとも効率のいい環境を整えることができる。机の上だけでなく、机の中の引き出しも、必要なものが必要なときに取り出せるように整理されている。
仕事が終わるたびに捨てる
大事なのは、初めから無駄なものを出さないよう心がけることだ。資料は紙で保管する必要があるものや、承認印の必要なもの以外は印刷せず、できるかぎりパソコンの中で処理する。試しに印刷すると、どうしても机の上に積み上がる。もし校正のための印刷が必要だとしても、あとでメモ用紙にすればいいと考え、そのまま置いておかないこと。その場で切ってメモ用紙の大きさを作るか、あるいはゴミ箱に捨ててしまうかだ。
パソコンのデスクトップには必要最低限のフォルダやファイルだけ残し、必要のないものはゴミ箱へ捨てる。メールも同様に必要なものはファイルにまとめ、不要なものは捨てる。あとでまとめて捨てるのではなく、その都度捨てるのがポイントだ。仕事ができる人は、無駄な時間を作らない工夫を普段から心がけているのだ。
５最短コースから逆算する
ひとりではむずかしい仕事がある。そのとき、素直に人に頼れるのも仕事ができる人の特徴だ。とくに頼りになるのは上司だ。自分にはない権限や経験、人脈を持っている。使わない手はない。
仕事ができる人は上司の力を借りるのが上手だ。上司の過去の経験を聞き、それを仕事に活かす。上司の人脈を使い、自分では知り合えない人を紹介してもらう。その結果、自分一人では達成できない大きな成果を出すことができる。
上司の力を快く借りるには、日頃からよい関係を築いておくことが重要だ。信用できる人物だと上司が認めないと、人を紹介してもらえない。普段から約束を守ることが大切だ。仕事の質を上げ、会社に貢献する姿勢も忘れないように。
６変化の先から逆算する
仕事ができない人は、保守的で現状維持を求める傾向がある。変化に対しては「今までと違う」「前のほうがよかった」という意見を持つ。
仕事ができる人は変化や反対意見を柔軟に受け入れることができる。問題が起こりそうなときは、「今までの手順を見直す」「新しいやり方を試してみる」など、従来の方法にとらわれず、適切な対策を見つけようとする。仕事ができない人の保守的な発言に対しても否定せず、「そういう考え方もありますね」と受け入れる。
何かを変えるとき、慣れるまで手間も時間もかかるし、面倒だと感じるものだ。しかし、時代のニーズは常に変化する。ビジネスもその変化に合わせて変わっていかなければ、生き残ることは不可能だ。自分の反対の意見であっても受け入れる姿勢は、仕事ができる人の優れた特徴のひとつだ。
